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OA系统有什么作用?

发布时间:2019-07-30 02:52 来源:未知 编辑:admin

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  展开全部对于企业事业单位的领导来说极品OA是决策支持系统,能够为领导提供决策参考和依据;对于中层管理者它是信息管理系统;而对于普通管理者它又是事物/业务处理系统。极品OA能够为单位管理人员、工作人员提供良好的办公手段和环境,使之准确、高效、愉快的工作。

  实施OA系统可帮助企业事业单位实现信息资源的共享;增强员工协同工作的能力;强化领导的监控管理;有效管理起有形(设备等)、无形(业务信息、知识)资产,避免流失;实现公文流转、审核、签批等行政事务的自动处理,促进管理电子化、规范化,完美整合了组织内部的信息流。

  在单位内部建立一个有效的信息发布和交流的场所,例如电子公告、电子论坛、电子刊物,使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播,使员工能够了解企业的发展动态。

  变革了单位传统纸质公文办公模式,企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式,提高办公效率,实现无纸化办公。不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去,等候审批、签字、盖章,而是利用快速而廉价的网络传递手段,发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作,减少工作中复杂环节。

  可使各类文档(包括各种文件、知识、信息)能够按权限进行保存、共享和使用,并有一个方便的查找手段。文档管理自动化使各种文档实现电子化,通过电子文件柜的形式实现文档的保管,按权限进行使用和共享。实现文档管理自动化以后,如企业来了一个新员工,只要管理员给他注册一个身份文件,给他一个口令,他自己进入系统就可以看到这个单位积累下来的东西,规章制度、各种技术文件等等,只要他的身份符合权限可以阅览的范围,他自然而然都能看到,这样就减少了很多培训环节。

  它牵涉的内容比较多,像会议管理、车辆管理、办公用品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公,实现了这些辅助办公的自动化。

  变革了传统的集中办公室的办公方式,扩大了办公区域,可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公,大大方便了员工出差在外的办公与信息交流。

  现代企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着企业一些经营管理业务数据,对企业的经营运作起着关键性作用,但它们都是相对独立的、静态的,智能网络办公系统具备数据接口功能,能把企业原有的业务系统数据集成到工作流系统中,使企业员工能有效获取处理信息,提高企业整体反应速度。

  将传统的纸张填写过程电子化,尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用,真正实现无纸化办公,是企业实现管理现代化的标志。

  系统性利用企业积累的信息资源、专家技能,改进企业的创新能力、快速响应能力、提高办公效率和员工的技能素质。

  强化领导的监控管理,增强管理层对组织的控制力,及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况;实时、全面掌控各部门的工作办理状态,及时发现问题及时解决,从而减少差错、防止低效办公。

  现代企业之间竞争越来越激烈,怎么让企业始终站在战略的制高点,在竞争中游刃有余?企业经营者越来越意识到管理的重要性,开始关注各种各样的管理模式。目前企业界的管理方法和理论层出不穷,这个我们很难去分清孰是孰非,因为每种方法都有自己的适应面和优缺点,但是怎么落实这些管理理论,怎么样通过信息化改造来把这种管理思想真实落实到位是很关键的问题。

  信息化系统包括ERP、OA、PORTAL、MES说白了都是在落实这些管理观,这里以我们熟悉OA系统为例介绍一下OA在管理中的作用。

  现在市场上有很多OA系统,传统的OA,从功能上讲大部分都差不多,无外乎流程类、信息共享类、信息沟通类等等,但是总体上来看很多系统都偏“技术”,说白了就是为了“OA”而“OA”,没有真正想通OA是做什么的,仅仅是为了沟通和无纸化办公?仅仅是为了共享信息和工作流这些技术概念?我们认为OA发展到现在不仅仅是如此,它应该是企业管理思想和管理灵魂的载体。。。

  ——创意、想法(需要数据分析做基础),要使企业把握这种机遇,并且去落实它。

  ——细节管理、流程管理、把机遇转变成具体的工作去执行,变成一种开发的稳定的状态。

  现在我们重点来介绍一下我们企业的基础管理,也就是怎么把公司的具体管理落实到每个终端,真正达到管理目的措施。

  上面6条又怎么去通过具体的软件功能去实现?我觉得通过OA整和流程、权限、内容、报表实现广义的绩效监督和考核,实现对子公司,部门统一管理是一条可行之道。

  也就是通过公司战略的层层分解、把最终的任务(KPI指标)落实到个人,这是一个从上到下的过程,然后,通过基层的执行,又把执行情况层层统计,个人统计到小部门,小部门统计到大部门,最后汇总到公司,实现一个从下到上的反馈过程。实现一个闭环的控制系统,通过反馈的情况进行KPI指标调节,逐步使公司变成一个按照公司战略稳步运行的机器。

  在统计和执行的过程中又通过系统进行监督执行过程,不但对结果进行考核,还要对过程进行监督,实现全程监控的目标。

  于是就通过OA的一些基本功能实现 :计划分解,计划执行流程 ,执行考核,数据采集,数据报表,在线监控,决策分析等等功能,实现OA辅助管理的功能

  10OA以目标管理为导向,对行政、人事、财务和信息知识等提供全面管理;以业务流程引擎为驱动,强化跨部门跨地域协同管控;并能够通过移动设备和手机App,随时随地访问和审批

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  我们可以将OA办公软件理解为:以目标为纲领、以组织架构为骨架、以人为心脏、以工作流程为经脉、以知识信息为血液,使组织内外的各个部门、各个人员协同运作起来达成组织目标的信息系统/平台。

  把组织内的信息和事物根据每一个岗位的权限和职责聚类形成个性化的岗位工作门户,让信息和事情找人而不是人找信息

  为组织实现跨组织和跨部门的协助沟通渠道,让信息能够更加快速有效的流转;让不同部门的成员可以围绕同一个事项实现快速协助

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